特定技能

5分でわかる特定技能(受入機関が作成・保存すべき2つの書類一覧)

特定技能外国人を受け入れる施設は、法律に基づき、2種類の書類を作成、備え置くことが義務付けられております。

✔  外国人の活動の内容に係る文書作成
✔  1号特定技能外国人支援の状況に係る文書作成 (登録支援機関を利用する場合は受入機関は不要)
✔  文書の保存期間は、特定技能雇用契約の終了の日から1年以上

① 外国人の活動の内容に係る文書

① 特定技能外国人の管理簿(フォーマットの特に定めなし)

a. 特定技能外国人の名簿(必要的な記載事項は以下のとおり)

・氏名
・国籍、地域
・生年月日、性別
・在留資格、在留期間、在留期間の満了日
・在留カード番号
・外国人雇用状況届出の届出日(ハローワークへ外国人雇用状況の届出を行なって日付)

b. 特定技能外国人の活動状況に関する帳簿(フォーマットの特に定めなし)

・活動(就労)場所(派遣形態の場合、派遣先の氏名または名称、住所)
・従事した業務の内容
・雇用状況(在籍者、新規雇用者、自発的離職者、非自発的離職者、行方不明者)に関する内容
・労働保険(雇用保険、労災保険)の適用状況
・社会保険(健康保険、厚生年金保険)の加入状況
・安全衛生(労働災害、健康診断を含む。)の確保状況
・特定技能外国人の受入れに要した費用の額、内訳(※)
・特定技能外国人の支援に要した費用の額、内訳
・休暇の取得状況(一時帰国休暇の取得状況を含む。)
・行政機関からの指導または処分に関する内容

※雇用する特定技能外国人に対する毎月の報酬の支払状況として,口座振込であれば口座振込 明細書を「特定技能外国人の受入れに要した費用の額及び内訳」に係る添付資料として,特定 技能外国人の活動状況に関する帳簿に編てつしてください。

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② 特定技能雇用契約の内容

・特定技能雇用契約書 (→特定技能雇用契約書 に関してはこちらから!)

③ 雇用条件

・特定技能雇用条件書

④ 特定技能外国人の待遇に係る事項が記載された書類(賃金台帳(労働基準法第108条) 等)

・賃金台帳、給与明細等

賃金台帳の記載事項
・氏名
・性別
・賃金計算期間
・労働日数
・労働時間数
・時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数
・基本給、手当その他賃金の種類毎にその額
・労使協定により賃金の一部を控除した場合はその金額

⑤ 特定技能外国人の出勤状況に関する書類

・出勤簿等

⑥ 他の法令で作成が義務付けられているもの

・口座振込同意書、賃金控除協定、36協定、変形労働時間協定 等

他の法令で作成等が義務付けられているものについては,当該法令の規定に基づ いて,適切に作成・保存しなければなりません。なお,他の法令に基づき作成したものについ ては,別途作成する必要はなく,これを特定技能外国人の活動状況に係る文書として備え付け ることとして差し支えありません。

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②1号特定技能外国人支援の状況に係る文書

受入機関が作成・保存すべき2つの書類一覧のもう一つは、「1号特定技能外国人支援の状況に係る文書」となっております。※ただし、特定技能所属機関が1号特定技能外国人支援計画の全部の実施を登録支援機関に委託した場合には,本届出は不要です。

具体的には、下記の4つなります。

  • 支援実施体制に関する管理簿
  • 支援の委託契約に関する管理簿
  • 支援対象者に関する管理簿
  • 支援の実施に関する管理簿

① 支援実施体制に関する管理簿

・支援を行う事務所の名称、所在地、連絡先
・職員数(常勤・非常勤職員数の内訳)
・支援実績(各月における支援人数、行方不明者数)
・支援責任者の身分事項、住所、役職、経歴(履歴書、就任承諾書)
・支援担当者の身分事項、住所、役職、経歴(履歴書、就任承諾書)
・対応可能な言語、同言語による相談担当者に関する事項(委託契約書、通訳人名簿)

② 支援の委託契約に関する管理簿

・支援業務に関する事項(委託契約書)
・支援経費の収支に関する事項(支援委託費含む。)

③ 支援対象者に関する管理簿

・1号特定技能外国人の氏名、生年月日、国籍・地域、性別、在留カード番号
・1号特定技能外国人支援計画の内容(支援計画書)
・支援の開始日
・支援の終了日(支援を終了した理由を含む。)

④ 支援の実施に関する管理簿

A 事前ガイダンスに関する事項
B 空港等への出迎え及び見送りに関する事項
C 住居の確保及び生活に必要な契約に関する事項
D 生活オリエンテーションに関する事項(関係機関への同行に関する事項を含む。)
E 日本語習得支援に関する事項
F 相談等に関する事項
G 日本人との交流促進に関する管理簿
H 転職支援に関する事項
I 定期的な面談に関する事項

引用元:http://www.moj.go.jp/content/001315380.pdf 61page
(入国管理局 就労審査部門(第二就労担当)確認ずみ)

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